בין אם זה בבית, בעסק או אפילו בטלפון האישי שלנו, כולנו משתמשים באוטומציות בלי לשים לב.
הן יכולות להיות פשוטות, כמו התראות אוטומטיות שמזכירות לנו אירוע ביומן, או מתקדמות יותר – כמו מערכות שמנהלות אלפי תהליכים בעסק בלי התערבות ידנית.

ישנם סוגים שונים של אוטומציות: ביתיות (כמו הדלקת מזגן כשאנחנו נכנסים הביתה), טכנולוגיות (DevOps, תעשייה), ואוטומציות עסקיות.
במאמר הזה נבין אחת ולתמיד מה זה אוטומציה עסקית – הכלי החזק ביותר שכל בעל עסק יכול להשתמש בו כדי לעבוד חכם יותר, לחסוך זמן וכסף, ולספק חוויית שירות ברמה אחרת לגמרי!

אז מה זה אוטומציה עסקית?

אוטומציה עסקית היא הדרך לגרום לתהליכים בעסק לעבוד בצורה חלקה, בלי שנצטרך להתערב בכל צעד בעצמנו.
במילים פשוטות: מגדירים מראש מה צריך לקרות, והמערכת דואגת לבצע את זה בשבילנו – מהר, מדויק, ובזמן הנכון, בלי שנצטרך לזכור או לרדוף אחרי זה בכל יום מחדש בעצמנו.

המטרה המרכזית של אוטומציה עסקית היא לחסוך זמן ולצמצם טעויות אנוש.
במקום לבזבז שעות על פעולות חוזרות כמו שליחת מיילים, ניהול קבצים, או עדכון נתונים, האוטומציה עושה את זה באופן אוטומטי, ומשחררת אותנו להתמקד בדברים שבאמת מקדמים את העסק: לקוחות, פיתוח מוצרים וצמיחה.

היתרונות של אוטומציות עסקיות

בואו נדבר תכל'ס, היום אי אפשר לנהל עסק בלי אוטומציות ואין דבר כזה לא לדעת מה זה אוטומציה. זה לא איזה גימיק טכנולוגי, זה לגמרי כלי בסיסי שכל עסק צריך כדי לעבוד כמו שצריך.

האוטומציות עוזרות לנו:

• לחסוך המון זמן על פעולות משעממות שחוזרות על עצמן, כדי שנשקיע את האנרגיה בדברים שבאמת חשובים.
  
• להימנע מטעויות קטנות ומעצבנות, שפשוט קורות כשעושים דברים ידנית.
  
• לשמור על סדר – לדעת איפה כל לקוח נמצא, מה הסטטוס שלו ומה הצעד הבא.
  
• לתת שירות הרבה יותר מקצועי ומהיר, כזה שמרגיש טוב גם ללקוח וגם לנו.
  
• ובסוף, הדבר הכי חשוב – להרוויח יותר כסף (לשם כך התכנסנו, לא?)

סוגי אוטומציות בעסקים – חלוקה לפי מושגים מקצועיים

בעולם העסקי יש אינסוף שימושים לאוטומציה, אבל לרוב אפשר לחלק אותם לכמה קבוצות עיקריות:

אוטומציות שיווקיות 

שליחת מיילים אוטומטיים, ניוזלטרים, הודעות וואטסאפ, צ’אטבוטים שמדברים עם לקוחות חדשים, משפכי שיווק אוטומטיים שמחממים את הליד עד שהוא בשל לקנייה.

אוטומציות מכירה

ניהול לידים בצורה חכמה, מעקב אחרי הצעות מחיר, תזכורות לפולואפים, דירוג לידים לפי חום/עניין כדי לדעת למי להתקשר קודם.

אוטומציות תפעוליות 

ניהול מלאי, הפקת מסמכים (חשבוניות, קבלות, חוזים), ניהול עובדים, משימות ותשלומים – הכל עובד חלק.

אינטגרציות בין מערכות 

חיבור CRM לאתר, סנכרון בין מערכות הנהלת חשבונות ל-eCommerce, חיבורים לדרייב, קלנדר, וואטסאפ ועוד – כך שהכל “מדבר” אחד עם השני.

משימות נפוצות שניתן לבצע בצורה אוטומטית

היופי באוטומציות הוא שהן מטפלות בדיוק באותן משימות קטנות שלוקחות לנו ים של זמן. הנה כמה דוגמאות ספציפיות למשימות נפוצות בעסקים שתוכלו לבצע בצורה אוטומטית:

• קליטת לידים – ליד נכנס מדף נחיתה? הוא עובר אוטומטית ל־CRM שלך, ובמקביל נשלחת אליו הודעת וואטסאפ או מייל שמחממים את הקשר.
  
• חוזים דיגיטליים – לקוח רוצה להצטרף? תוך שניות נשלח אליו חוזה מותאם אישית, והוא חותם דיגיטלית בהתאם לתנאים שהוסכמו מראש, בלי טלפונים ובירוקרטיה.
  
• תשלומים וקבלות – ברגע שמתקבל תשלום, המערכת מפיקה קבלה או חשבונית, שומרת אותה בתיקיית דרייב ושולחת לרואת החשבון – מבלי שתיגעו בזה בכלל.
  
• אינסטגרם ושיווק – אפשר להגדיר פעולות אוטומטיות באינסטגרם שמבוססות על האסטרטגיה שלך: תגובות, הודעות, תזמונים ועוד.
  
• אוטומציה עם AI – כאן נכנס השדרוג: לדוגמה, מערכת שמקבלת מייל מלקוח ומייצרת עבורך טיוטת תשובה חכמה, או כלי שמסכם עבורך פגישות ויוצר משימות אוטומטיות.

דוגמא של עסק: לפני ואחרי הכנסת אוטומציות

ניקח לדוגמה יועץ משכנתאות שמקבל בערך 30 לידים ביום דרך פרסום ממומן, ומוציא עליהם תקציב של 300 ש"ח יומי.
הלידים מגיעים, איש המכירות שלו מנסה לחזור אליהם לפי הסדר, אבל אין מעקב אמיתי: אין CRM, אין סדר בפולואפים, וכל התזכורות נכתבות ביומן האישי.
התוצאה? הרבה לידים מתפספסים, השירות נראה לא מקצועי, וכשהלקוח כבר רוצה להתקדם – צריך להתעסק ידנית עם חוזים, מסמכים ותיאומים. בקיצור: כאב ראש מתמשך, ובזבוז ענק של כסף על פרסום שלא מנוצל.

עכשיו ניקח את אותו יועץ המשכנתאות אחרי שלמד מה זה אוטומציה עסקית ויישם זה את זה בעסק:
כל ליד נכנס ישירות ל־CRM, מקבל דירוג אוטומטי לפי איכות וחום, ואיש המכירות יודע למי להתקשר קודם.
הלידים מקבלים אוטומטית מיילים או הודעות שמחממים אותם לקראת השיחה.
כשהלקוח מחליט להצטרף, חוזה מותאם אישית נשלח אליו בלחיצת כפתור – והוא חותם דיגיטלית. החוזה נשמר אוטומטית בכרטיס הלקוח, בלי שאף אחד יצטרך להתעסק עם זה.

מה יוצא לו מזה?

• הוא מצליח להגדיל את התקציב בפרסום כי המערכת יודעת להתמודד עם יותר לידים.
  
• מספר הלידים היומיים קופץ מ־30 ל־70.
  
• השירות הופך להיות הרבה יותר מקצועי.
  
• ההכנסות גדלות, והלקוחות מרוצים וחוזרים שוב.

אז למה לחכות? אוטומציות זה לא העתיד, זה כאן ועכשיו!

ככל שתתחילו מוקדם יותר, תוכלו ליישם יותר תהליכים, לחסוך יותר זמן, ולבנות מערכות שמשרתות אתכם. אל תישארו מאחור, תתחילו כבר היום להכניס אוטומציות לעסק שלכם.
זה הדרך לעבוד מסודר יותר, לתת שירות טוב יותר, ובעיקר –  להרוויח יותר!

עכשיו הבחירה בידיים שלכם:

👉 רוצים שנבנה עבורכם את האוטומציות ונייעץ איך להתאים אותן בדיוק לעסק שלכם? צרו איתנו קשר לייעוץ מקצועי.

👉 מעדיפים ללמוד איך לעשות את זה בעצמכם – בעסק שלכם או כעסק חדש בתחום האוטומציות? הצטרפו לקורס אוטומציות שלנו, ותגלו איך להפוך את זה למקצוע משתלם, תוך מספר חודשים בודדים!

כך או כך – הצעד הראשון מתחיל כאן. 🚀